La signature électronique est de plus en plus utilisée pour signer des documents numériques. Les factures peuvent être concernées par ce système, tout comme les contrats par exemple.
Si vous n’êtes pas encore très familier avec ce type de procédure, sachez que cela n’a rien de compliqué. Si vous souhaitez devenir incollable sur les factures électroniques et la façon dont on peut les signer de façon sécurisée, il vous suffit de poursuivre votre lecture.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La dématérialisation des documents intervient dans le cadre de la digitalisation des données. A l’ère du numérique, cette transformation concerne de plus en plus de documents comme les factures électroniques.
Pour authentifier ces documents numériques il faut mettre en place une signature numérique également. L’objectif de la signature digitale est simple : garantir l’authenticité des données et prévenir l’usurpation d’identité. En effet, celle-ci constitue un certificat unique, sécurisé par un procédé cryptographique et lié à un signataire identifié. Une fois signée, les documents et notamment les factures sont ensuite archivées électroniquement.
Bon à savoir : une signature électronique dispose de la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Comment fonctionne le principe de signature électronique ?
Le principe de signature électronique est particulièrement fiable grâce à un système d’authentification à double facteur. Ce système permet ainsi éviter leur falsification. Ce concept est encore un peu flou pour vous ? Voici nos explications.
Lorsqu’un prestataire qui utilise le format de facture dématérialisée vous transmet des documents numériques à signer il s’agit généralement de documents au format PDF. Il vous faudra alors suivre un processus spécifique. Celui-ci aboutira à la signature électronique du document.
En premier lieu, vous recevrez une invitation par email. En cliquant sur le lien intégré au message, vous accèderez au document digitalisé. Vous devrez ensuite le signer électroniquement en cochant une case dédiée. La seconde phase d’authentification consistera à valider la signature grâce à un code envoyé par SMS sur votre Smartphone.
La signature réalisée est ainsi parfaitement fiable puisqu’elle est reliée à la fois à votre boîte mail et à votre numéro de téléphone. Elle est par ailleurs horodatée et automatiquement paraphée.
Grâce à cette présentation, vous savez désormais comment signer simplement vos prochaines factures électroniques. Vous l’aurez compris, il s’agit d’un processus accessible à tous et vous pourrez dès à présent le faire sans crainte de vous tromper. Attention, dans le cadre d’une dématérialisation de vos documents la cybersécurité au sein de votre entreprise est essentielle.