Qu’est-ce que la dématérialisation ? Pourquoi est-elle importante pour les entreprises ? Quels sont ses avantages et pourquoi les professionnels ont-ils tout intérêt à la mettre en place ? Zoom sur ce qu’implique la dématérialisation des supports d’information :
La dématérialisation : définition
On parle de dématérialisation lorsque l’on transforme des documents papier en documents numériques – c’est ce qu’on appelle la dématérialisation duplicative – ou que l’on crée directement ces documents en fichiers numériques – là, on parle de dématérialisation native
On parle de dématérialisation de factures, de dématérialisation des bulletins de paie, de courriers, de commandes etc. La dématérialisation permet d’archiver mais aussi de gérer différemment tous les supports d’information d’une entreprise. Via Internet ou un Intranet, les documents peuvent ainsi être consultés plus facilement par les employés ou les clients.
Les avantages de la dématérialisation pour une entreprise
Le premier avantage est évidemment celui du stockage. Les professionnels peuvent gagner de la place et s’éviter des coûts de stockage. Ensuite, la dématérialisation améliore nettement la productivité car elle automatise les données et permet d’accéder à des documents beaucoup plus rapidement et simplement. Comptabilité, contrats, bons de commande… Chaque document est souvent dupliqué, jusqu’à 5 fois !, en format papier. Grâce à la dématérialisation, les informations sont centralisées et disponibles en quelques clics. De plus, l’argument économique est d’importance, avec une réduction du coût de stockage mais aussi une réduction du budget papier et encre. La dématérialisation s’inscrit dans une démarche de développement durable.
Des sociétés spécialisées proposent leurs compétences aux entreprises pour les accompagner dans cette transition. N’hésitez donc pas à vous renseigner pour passer au numérique et ainsi gagner en temps, argent, productivité…