Le séminaire d’entreprise fait partie des pratiques les plus courantes chez les professionnels. Véritable outil de communication événementielle, il permet d’impulser une nouvelle dynamique dans l’entreprise et de faire passer des messages. Comment organiser un séminaire ? Business Actu vous répond !
Pourquoi organiser un séminaire ?
Le séminaire a plusieurs vocations :
- transmettre de nouvelles directives,
- faire le point sur l’année passée,
- communiquer sur les nouveaux objectifs
- actualiser les connaissances de tous les collaborateurs
- faire réfléchir ensemble sur des problématiques stratégiques pour l’entreprise.
En outre, c’est un moment privilégié pour partager un moment collectif qui devra être marquant, mémorisable de manière à mobiliser les équipes et rendre l’événement porteur pour l’entreprise.
Zoom sur les étapes clés pour organiser un séminaire
En tant que PME, TPE ou grande entreprise, l’organisation du séminaire peut faire peur. Pourtant, quelques étapes simples peuvent vous permettre de réussir ce challenge.
Réfléchir à sa vision de l’événement
Votre séminaire devra avoir une cible et un objectif bien défini. De là vont découler toutes les autres étapes de l’organisation.
Choisir un format de séminaire
1 journée, 2 jours, 3 jours. Un séminaire à Marseille, à Caen ou à Rome. Un dîner, un déjeuner ou les deux. Selon vos objectifs, vous pourrez adapter la durée du séminaire et le format que vous souhaitez adopter. Pour motiver tous les participants, donnez un thème au séminaire ou trouvez un intitulé qui saura les inclure voire les intriguer.
Définir le budget alloué au séminaire
Après avoir défini le format de l’événement, il vous faut faire le point sur le budget par personne. Il va dépendre :
- Du lieu choisi : hôtel version vacances tout compris pour un séminaire bucolique ou luxueux, un centre de congrès pour un cadre convivial et professionnel… ;
- De l’éloignement pour les participants : transports à prévoir ou non ;
- Du nombre de participants ;
- Des dates de départ ;
- Des loisirs prévus : activités, visites, jeux, animations, etc. ;
- Des prestations annexes : goodies, secrétariat, signalétique, etc.
Souvent, le point sur toutes ces contraintes peut s’imposer tôt dans le processus, afin de trouver la location la plus adaptée (accès PMR, parking, accessibilité en train…).
Choisir les dates
La présence du maximum d’invités va influer sur le choix de la date. Evitez notamment les dates où, d’ordinaire, beaucoup de personnes sont potentiellement en congés : weekends de point, vacances scolaires, dates d’événements nationaux…
Contacter les prestataires
Après avoir sélectionné quelques lieux, vous pouvez leur transmettre les informations clés de votre projet : dates, nombre de participants, besoins en salles de réunion ou en chambres, budget par jour et par personne, spécificités…
Etudier les offres et réserver
Une fois tous les devis reçus et étudiés, il va falloir faire un compromis entre le budget et la qualité du prestataire. Parfois, il vaut mieux négocier le confort des chambres qu’un prix à la baisse si cela rentre dans votre budget. Outre l’hébergement, faites le point sur l’ensemble de vos prestataires : le traiteur, l’animateur, le technicien, le vidéaste… Faites un choix et confirmez auprès d’eux votre commande, vos dates et toutes les modalités de votre venue.
Elaborer un rétro-planning
Incontournable, le rétroplanning va vous permettre de suivre toutes les étapes de l’événement. Vous aurez non seulement la garantie de ne rien oublier mais pourrez aussi travailler selon les priorités temporelles : réservations à faire, interlocuteurs à prévenir, échéances des acomptes, préparation de la prise de parole, etc.
Communiquer en interne
Une fois la date définie, vous pouvez commencer une phase de teasing où vous annoncez le séminaire sans pour autant dévoiler tout son contenu. L’engouement de vos collaborateurs passe aussi par l’excitation de la surprise. Pour cela, élaborez un véritable plan de communication à l’interne. Vous pourrez ainsi :
- Prévenir à l’avance pour vous assurer de la présence de tous les collaborateurs sur la date choisie ;
- Vous assurer que tout le monde a les aptitudes pour participer à toutes les activités programmées (sportives par exemple) ;
- Dévoiler petit à petit certains détails : lieu, animation, déroulé… sans pour autant détailler au point de supprimer tout potentiel de surprise le jour J.
Répéter à J-1
La veille de l’événement, il convient de répéter comme pour un spectacle. Ainsi, un filage s’impose pour vous assurer que tout est en place, atteindre votre objectif et rencontrer l’ensemble des prestataires qui interviendront sur l’animation. C’est l’occasion de faire le point mais aussi de se prémunir des imprévus de dernière minute, qui peuvent parfois mettre à mal n’importe quel événement.